Vedtægter for Ørestad IF

Download vedtægterne som PDF (opdateret 19. juni 2017)

Vedtaget på Ørestad IF’s generalforsamling 19. juni 2017.

Kapitel I
Navn, formål og medlemmer

§ 1. Navn og hjemsted
Foreningens navn er Ørestad Idrætsforening (Ørestad IF).

Stk. 2. Foreningens hjemsted er Ørestad i Københavns Kommune.

§ 2. Formål
Foreningens hovedformål er at tilbyde medlemmerne aktiviteter inden for forskellige idrætsgrene og at tilbyde andre ikke-sportslige aktiviteter. Aktiviteterne skal fremme idrætslivet i lokalområdet, give medlemmerne lyst til at dyrke sport og motion, udvikle medlemmerne fysisk og socialt samt styrke det sociale fællesskab i lokalområdet.

Stk. 2. Foreningen vil arbejde på at skabe et bredt samarbejde med lokale aktører, herunder andre idrætsforeninger, kulturelle aktører og erhvervsliv. Foreningen vil agere politisk neutralt i varetagelsen af foreningens interesser.

§ 3. Medlemmer
Ørestad IF optager enhver som medlem, der har betalt kontingent til foreningen, og som tilslutter sig foreningens formål.

Stk. 2. Medlemskab opnås ved betaling af kontingent.
Udmeldelse sker ved skriftlig henvendelse til foreningen. Medlemmer, der er i 3 måneders kontingentrestance, er udelukket fra at deltage i aktiviteter i foreningen.

Stk. 3. Instruktører og bestyrelses- og styregruppemedlemmer er automatisk medlem af foreningen.

Stk. 4. Bestyrelsen kan ekskludere et medlem, som ikke respekterer foreningens vedtægter eller gyldigt vedtagne beslutninger eller som ved sin opførsel eller ved sit medlemskab skader foreningens omdømme. Eksklusionen skal være saglig og skal begrundes skriftligt. Hvis det ekskluderede medlem fremsætter begæring herom, skal en eksklusion godkendes på først kommende generalforsamling.

Kapitel II
Organisation

§ 4. Juridisk og økonomisk struktur
Ørestad IF består af flere afdelinger med egne styregrupper, der er underlagt foreningens fælles ledelse: generalforsamlingen og den bestyrelse som er beskrevet i disse vedtægter. Afdelingerne er ikke selvstændige juridiske og økonomiske enheder, men indgår i foreningens organisatoriske struktur.

Stk. 2. De enkelte afdelinger kan på deres afdelingsforsamling, inden for rammerne af de gældende vedtægter, vedtage afdelingsvedtægter for deres indre anliggender. Afdelingsvedtægterne skal være forenelige med Ørestad IF’s vedtægter.

Stk. 3. Foreningens samlede økonomi falder under generalforsamlingens kompetence. De enkelte afdelinger handler inden for de økonomiske rammer, som er fastlagt af generalforsamlingen i foreningens samlede budget.

Stk. 4. Bestyrelsen kan sætte en afdeling, et udvalg eller lignende enhed under administration i tilfælde af uansvarlig økonomisk drift eller hvis medlemsdemokratiet tilsidesættes.

Kapitel III
Foreningens ledelse

§ 5. Generalforsamlingen
Generalforsamlingen er Ørestad IF’s øverste myndighed.

Stk. 2. Medlemskab af specialforbund under DIF, DGI, DBU mv. henhører under de enkelte afdelingers kompetence i det omfang medlemskab er foreneligt med Ørestad IF’s vedtægter.

Stk. 3. Bestyrelsen kan indbyde gæster til at overvære generalforsamlingen, med generalforsamlingens godkendelse.

§ 6. Ordinær generalforsamling
Der afholdes ordinær generalforsamling hvert år primo april måned. Bestyrelsen er ansvarlig for at indkalde medlemmerne.

Stk. 2. Dagsordenen skal indeholde følgende punkter:
1. Formalia
a. Valg af dirigent
b. Valg af referent
c. Valg af 1 stemmetæller
2. Fremlæggelse og godkendelse af beretning fra bestyrelsen
3. Fremlæggelse og godkendelse af revideret årsregnskab
4. Fremlæggelse og godkendelse af budget, herunder principper for fastsættelse af hovedkontingent
5. Indkomne forslag
6. Valg
a. Valg af 1 revisor samt 1 revisorsuppleant
7. Evt. behandling af indkomne forslag vedrørende udnævnelse af æresmedlemmer
8. Eventuelt

Stk. 3. Bestyrelsen skal senest 4 uger før afholdelse af generalforsamlingen indkalde til denne ved annoncering på foreningens hjemmeside og ved e-post til foreningens medlemmer. Medlemmerne bærer selv ansvaret for at deres e-postadresse er korrekt oplyst til Ørestad IF. Indkaldelsen skal indeholde en foreløbig dagsorden.

Stk. 4. Forslag til behandling under dagsordenens punkt 5 skal i underskrevet stand sendes til bestyrelsesformanden senest 2 uger før generalforsamlingens afholdelse. Forslaget skal begrundes skriftligt og indeholde et overslag over eventuelle konsekvenser for budgettet. Bestyrelsen udsender senest 12 kalenderdage før generalforsamlingen per e-post den endelige dagsorden inklusiv indkomne forslag, det reviderede regnskab samt forslag til foreningsbudget. Bestyrelsen kan, i det omfang det skønnes nødvendigt, afgive en indstilling vedrørende de indkomne forslag.

§ 7. Ekstraordinær generalforsamling

Der afholdes ekstraordinær generalforsamling, hvis et flertal i bestyrelsen finder det nødvendigt, eller efter skriftlig begæring til bestyrelsen fra mindst 1/10 af foreningens medlemmer, der ikke er i restance til foreningen. I begæringen skal dagsordenen for den ekstraordinære generalforsamling angives. Der indkaldes af bestyrelsen på foreningens hjemmeside og ved e-post til foreningens medlemmer med minimum 14 dages varsel.

Stk. 2. Når en begæring om afholdelse af ekstraordinær generalforsamling er indgivet til bestyrelsen, skal generalforsamlingen afholdes inden 4 uger efter begæringens modtagelse, idet juli måned dog ikke medregnes.

Stk. 3. Hvis ikke mindst 3/4 af de medlemmer, der har ønsket den ekstraordinære generalforsamling indkaldt, er til stede på generalforsamlingen, kan dagsordenen nægtes behandlet af generalforsamlingen.

§ 8. Almindelige bestemmelser om generalforsamling
Generalforsamlingen vælger en dirigent, der leder generalforsamlingen. Dirigenten må ikke være medlem af bestyrelsen, suppleant, revisor eller revisorsuppleant for foreningen.

Stk. 2. Stemmeberettiget på generalforsamling er enhver, som er myndig, som var medlem af foreningen 60 dage før generalforsamlingens afholdelse, og som ikke er i kontingentrestance. Umyndige kan udelukkende lade sig repræsentere ved forældre eller værge.

Stk. 3. Der kan stemmes ved fuldmagt.

Stk. 4. Valgbar på generalforsamling er enhver, som er myndig, medlem af foreningen og ikke i kontingentrestance.

Stk. 5. Beslutninger på generalforsamlingen træffes ved simpelt flertal, medmindre vedtægterne bestemmer andet. I tilfælde af stemmelighed bortfalder forslaget. Blanke stemmer medregnes ikke.

Stk. 6. Ændringer i foreningens vedtægter kræver et flertal på mindst 2/3 af de fremmødte stemmeberettigede.

Stk. 7. Ved afstemning om ændringsforslag stemmes der om det mest vidtgående først. Dirigenten fastlægger rækkefølgen.

Stk. 8. Valg til en tillidspost kan foregå ved skriftlig og hemmelig afstemning, hvis et medlem forlanger det.

Stk. 9. Der skal udarbejdes et referat af beslutninger taget på generalforsamlingen. Referatet underskrives af dirigenten, referenten og formanden. Senest en måned efter generalforsamlingen lægges referatet på foreningens hjemmeside.

§ 9. Bestyrelsen
Bestyrelsen består af afdelingsformændene. En afdelingsformand kan delegere opgaven til et andet medlem af afdelingens styregruppe. For afdelinger med en flad ledelsesstruktur vælges for 1 år ad gangen en repræsentant til bestyrelsen.

Stk. 2. Bestyrelsen konstituerer sig umiddelbart efter den ordinære generalforsamling med en formand, næstformand og en kasserer. Det kan fremgå af bestyrelsens forretningsorden, hvorledes eventuelle tillidsposter skal fordeles.

Stk. 3. Bestyrelsen har den daglige ledelse af den samlede forenings virksomhed. Bestyrelsen udøver de administrative beføjelser, som er henlagt til foreningen i overensstemmelse med foreningens formål og generalforsamlingens beslutninger. Bestyrelsen samordner og understøtter de samlede aktiviteter og sikrer en tæt og løbende dialog i foreningen. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af bestyrelsens medlemmer er tilstede. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende.

Stk. 4. Foreningen tegnes af bestyrelsesformanden og næstformanden i forening eller af næstformanden eller formanden og to medlemmer af bestyrelsen i forening. Der må alene foretages dispositioner, der er i overensstemmelse med flertallets beslutning i bestyrelsen. Udgifter, der afholdes af foreningen, skal godkendes ved underskrift af både næstformanden og formanden. Har en af disse en personlig interesse i sagen, påtegnes udgiften af op til 2 andre medlemmer af bestyrelsen, jf. endvidere § 9, stk. 7.

Stk. 5. Bestyrelsen kan indgå aftale med en forretningsfører om at bistå med administrative opgaver og den daglige økonomiske forvaltning.

  1. Bestyrelsen kan udpege et eller flere bestyrelsesmedlemmer til enten alene eller i fællesskab at disponere over en særlig udgiftskonto (med begrænset max.).
  2. Bestyrelsen kan udpege et styregruppemedlem fra en afdeling til at kunne disponere over en særlig udgiftskonto (med begrænset max.).
  3. Bestyrelsen kan udpege et styregruppemedlem fra en afdeling til at kunne disponere over en særlig udgiftskonto i afdelingsregi – disponeringerne skal godkendes i fællesskab med en fra bestyrelsen i hovedforeningen.

Stk. 6. Udgifter der afholdes af afdelingerne, påtegnes af de enkelte økonomiansvarlige i afdelingerne (subsidiært afdelingsformanden) før de kan anvises til betaling mv. Udgifter på indtil kr. 1.000,- kræver alene én underskrift på anvisningsbilaget. Højere beløb kræver to underskrifter.

Stk. 7. Ingen kan påtegne et anvisningsbilag for udbetaling til sig selv, uanset beløbets størrelse. Det samme gælder, hvis man har en personlig økonomisk interesse eller på anden vis er inhabil. I disse situationer skal udbetalingen kontrasigneres af et andet medlem efter aftale med formanden, næstformanden eller forretningsføreren.

Stk. 8. Ved formandens forfald overtager næstformanden dennes opgaver og funktion og foranstalter, at bestyrelsen konstitueres på ny.

Stk. 9. Bestyrelseshverv er ulønnet, medmindre generalforsamlingen bestemmer andet.

§ 10. Økonomiudvalget
Økonomiudvalget sammensættes af de økonomiansvarlige (kassererne) fra de enkelte afdelinger samt den økonomiansvarlige (kassereren) i bestyrelsen, der er formand for udvalget.

Stk. 2. Udvalget er rådgivende i forhold til foreningens økonomi. Generalforsamlingen kan henlægge yderliggere opgaver mv. til udvalget.

Stk. 3. Udvalget forhåndsgodkender et foreløbigt foreningsbudget for det kommende regnskabsår på et møde i november måned. Forhåndsgodkendelsen kan ledsages af en eller flere henstillinger om de foreslåede budgetposter, både til fællesdelen og afdelingsdelen.

Kapitel IV
Revision

§ 11. Valg af revisor mv.
Generalforsamlingen vælger 1 revisor samt 1 suppleant til revision af foreningens årsregnskab. Revisoren kan som led i sin virksomhed deltage i møder i bestyrelsen, styregruppemøder mv. Endvidere kan revisoren løbende foretage kontrol af foreningskassen samt kontrol af bilag.

Stk. 2. Revisoren kan, hvis der konstateres uregelmæssigheder, indkalde til ekstraordinær generalforsamling.

Stk. 3. Den valgte revisor suppleres med eksterne revisorer udpeget af bestyrelsen, hvis generalforsamlingen eller bestyrelsen beslutter dette, eller hvis dette kræves ved lov og/eller af Københavns Kommune.

Kapitel V
Hæftelse, økonomi, kontingent

§ 12. Hæftelse
Foreningen hæfter kun for sine forpligtelser med den af foreningen til enhver tid tilhørende formue. Der påhviler ikke foreningens medlemmer eller bestyrelsen nogen personlig hæftelse.

Stk. 2. Foreningens medlemmer har ikke økonomiske forpligtelser over for foreningen ud over kontingentet, ligesom de ikke har krav på nogen del af foreningens formue eller udbytte af nogen art.

§ 13. Lån
Til optagelse af gæld eller andre kreditter kræves samtykke fra bestyrelsen. De enkelte afdelinger kan ikke optage gæld eller andre kreditter med mindre generalforsamlingen giver sit samtykke hertil.

§ 14. Budget og regnskab
Det samlede foreningsbudget og det samlede foreningsregnskab, der består af fællesdelen (hovedforeningsbudgettet/-regnskabet) og afdelingsdelen (de enkelte afdelingsbudgetter/-regnskaber), skal føres, så det altid er muligt at sondre mellem indtægter og udgifter i hovedforeningsregnskabet og indtægter og udgifter i afdelingsregnskaberne.

Stk. 2. Foreningens regnskabsår er kalenderåret.

Stk. 3. Foreningens økonomiske transaktioner afvikles i størst muligt omfang elektronisk. Alle transaktioner skal bogføres af bestyrelsen (forretningsføreren) eller ét styregruppemedlem fra en afdeling, udpeget af bestyrelsen.

§ 15. Kontingent
De enkelte afdelinger fastsætter størrelsen på kontingent for deltagelse på hold under den respektive afdeling, jf. § 19, under hensyntagen til afdelingens og foreningens samlede økonomi. De første 20.000 kr./året i kontingentindtægter i hver afdeling tilgår ubeskåret afdelingen og indtægtsføres i de respektive afdelingsregnskaber. Af kontingentindtægter i hver afdeling, der overstiger 20.000 kr./året, betales der 45% af kontingentindtægterne til hovedforeningen, som indtægtsføres i hovedforeningsregnskabet. Børnetilskud fra kommunen tilgår den afdeling, som børnene er aktive i, og tilskuddet indtægtsføres i de respektive afdelingsregnskaber.

§ 16. Balanceprincippet
De enkelte afdelingsregnskaber må ikke i løbet af regnskabsåret udvise en negativ formue. Et eventuelt varelager medgår ikke i formueopgørelsen i disse situationer.

Stk. 2. I særlige situationer kan stk. 1 fraviges, hvis en afdeling kommer i økonomiske vanskeligheder. Afdelingen sættes da under administration af bestyrelsen. Bestyrelsen fastlægger i samarbejde med afdelingens styregruppe en genopretningsplan, der skal sikre genopretning og ansvarlighed fremadrettet. Bestyrelsen kan om nødvendigt foretage regulering af kontingentet.

Kapitel VI
Afdelingerne

§ 18. Afdelingerne
Foreningens idrætsaktiviteter udøves i foreningens afdelinger. En afdeling skal mindst indeholde én aktivitet.

Stk. 2. Den øverste myndighed i afdelingerne er afdelingsforsamlingen (kan også betegnes årsmødet, medlemsforsamlingsmøde mv.). Denne skal mindst afholdes en gang om året i perioden januar – marts. Principperne for afholdelse af generalforsamling, jf. § 6, finder anvendelse med de fornødne tilpasninger. Der skal indkaldes til ekstraordinær afdelingsforsamling, hvis et flertal i afdelingens styregruppe ønsker det, eller såfremt 1/10 af afdelingens medlemmer, og som ikke er i restance til foreningen, forlanger dette. Principperne for afholdelse af ekstraordinær generalforsamling, jf. § 7, finder anvendelse med de fornødne tilpasninger. Ved afholdelse af afdelingsforsamling finder de almindelige bestemmelser for afholdelse af generalforsamling, jf. § 8, anvendelse med de fornødne tilpasninger.

Stk. 3. Ledelsen af afdelingen er styregruppen (el. afdelingsbestyrelsen) der vælges af afdelingsforsamlingen. Afdelingen fastsætter selv styregruppens interne ansvarsfordeling, dog skal der vælges en økonomiansvarlig, der refererer til Ørestad IF’s bestyrelse i økonomiske anliggender. For afdelinger, der ikke vælger en afdelingsformand, vælges tillige en fast person for 1 år ad gangen der indtræder i formandsnetværket.

Stk. 4. Afdelingsforsamlingen kan fastsætte et sæt afdelingsvedtægter for afdelingens interne anliggender, dog jf. § 4 stk. 2.

Stk. 5. Afdelingernes budget for det kommende regnskabsår skal være bestyrelsen og økonomiudvalget i hænde senest 1. november i det igangværende regnskabsår. Af budgettet skal fremgå afdelingens forventede indtægter og udgifter, samt antallet af forventede idrætsudøvere i afdelingen samt størrelsen af kontingent for deltagelse på de enkelte hold.

§ 19. Afdelingskontingent
Afdelingsforsamlingen fastsætter principper for størrelsen på kontingent for deltagelse på de enkelte hold i afdelingen. Inden for principperne fastsat af afdelingsforsamlingen, fastsætter styregruppen kontingent for deltagelse på de enkelte hold under hensyntagen til afdelingens samlede økonomi, herunder at en del af kontingentet tilfalder hovedforeningen, jf. § 15.

§ 20. Nye afdelinger mv.
Nye afdelinger etableres ved, at bestyrelsen beslutter, at den pågældende afdeling formelt oprettes som en del af foreningen. Før etableringen foretager bestyrelsen en økonomisk vurdering af grundlaget for den nye idrætsaktivitet.

§ 21. Nedlæggelse af afdelinger
En afdeling, der ønsker at nedlægge sig selv, skal træffe beslutning herom på en afdelingsforsamling. Til nedlæggelse kræves 2/3 dele af de fremmødte medlemmers stemmer. En repræsentant fra bestyrelsen skal deltage i afdelingsforsamlingen. Nedlæggelsen af afdelingen er først en realitet, når generalforsamlingen har givet sit samtykke hertil.

Stk. 2. Har afdelingen ingen idrætsudøvere, kan bestyrelsen nedlægge afdelingen efter 12 måneder efter høring.

Stk. 3. Ved nedlæggelse af afdelingen overføres afdelingens formue til hovedforeningens formue.

Kapitel VII
Formandsnetværket

§ 22. Sammensætning mv.
Formændene fra de enkelte afdelinger udgør sammen med formanden og næstformanden formandsnetværket. For afdelinger med en flad ledelsesstruktur vælges for 1 år ad gangen en repræsentant til netværket.

Stk. 2. Formandsnetværket mødes mindst 2 gange i hver sæson (september – december samt januar – maj). Bestyrelsen fremlægger en løbende plan for møderne.

Stk. 3. Netværket er rådgivende for bestyrelsen og drøfter emner, der er vigtige for de enkelte afdelinger og foreningen som helhed. Til møderne kan inviteres relevante personer fra Ørestad IF.

Kapitel VIII
Øvrige bestemmelser

§ 23. Æresmedlemmer, kontingentfritagelse
Udnævnelse af æresmedlemmer sker på generalforsamlingen. Det er alene bestyrelsen eller afdelingsstyregrupperne, der kan indstille æresmedlemmer. Udnævnes et æresmedlem efter indstilling fra bestyrelsen, afholdes omkostningerne hertil af hovedregnskabet. Sker udnævnelsen efter indstilling fra en styregruppe, afholdes omkostningen af afdelingsregnskabet.

Stk. 2. De enkelte styregrupper kan vælge at kontingentfritage en nærmere afgrænset personkreds for afdelingskontingentet, samt beslutte at hovedkontingentet betales af afdelingsregnskabet. Den samlede udgift til kontingentfritagelse skal oplyses til medlemmerne via foreningsbudgettet og foreningsregnskabet.

§ 24. Opløsning
Til beslutning om foreningens opløsning kræves vedtagelse med 3/4 af de afgivne stemmer på en generalforsamling, hvor mindst halvdelen af foreningens medlemmer er til stede.

Stk. 2. Er ikke mindst halvdelen af medlemmerne til stede på generalforsamlingen, men er 3/4 af de stemmeberettigede fremmødte for en opløsning, indkaldes til endnu en ekstraordinær generalforsamling, hvor beslutning om foreningens opløsning kan vedtages med 3/4 af de stemmeberettigede fremmødtes stemmer.

Stk. 3. Ved foreningens opløsning tilfalder formuen en almennyttig organisation. Generalforsamlingen træffer bestemmelse herom.